Τα πεδία που περιλαμβάνονται στην ηλεκτρονική βάση δεδομένων είναι: το όνομα του λογοτέχνη ή του αρχείου που περιλαμβάνει συναφές με τη λογοτεχνία υλικό, οι ακραίες χρονολογίες που καλύπτει το υλικό, ο φορέας στον οποίο απόκειται ή το πρόσωπο που κατέχει το αρχείο, τα διαθέσιμα εργαλεία έρευνας ή οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις όταν υπάρχουν.
Στις πηγές που εντοπίσαμε περιλαμβάνονται και αρχεία προσώπων που χωρίς κατ’ ανάγκη να είναι οι ίδιοι λογοτέχνες, συνδέονται άμεσα -ως λόγιοι, κριτικοί, εκδότες περιοδικών κ.λπ.- με την ιστορία της λογοτεχνίας.

Ένα πρόβλημα που θεωρούμε ανοιχτό και προς συζήτηση είναι η χρονική περίοδος που καλύπτει η αναζήτησή μας. Προς το παρόν ο κατάλογος είναι επικεντρωμένος στον 19ο και στον 20ό αιώνα.

Σημειώνουμε ότι παραλείψαμε τα αρχεία των ζώντων λογοτεχνών όταν αυτά βρίσκονται στα χέρια των ίδιων.

Στο πεδίο “αρχείο / τεκμήρια” επιχειρείται μία πολύ γενική διάκριση μεταξύ αρχείων (ή τμημάτων τους) που προσδιορίζονται με την ένδειξη “αρχείο”, και μεμονωμένων χειρογράφων ή επιστολών που προσδιορίζονται με την ένδειξη “τεκμήριο/α”.